REDAKSI8.COM, SAMARINDA – Dalam rangka meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dan memperkuat kesadaran terhadap pentingnya kearsipan di lingkungan kerja, Sekretariat DPRD Provinsi Kalimantan Timur menyelenggarakan edukasi dan sosialisasi kearsipan yang melibatkan langsung Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPK) Provinsi Kaltim, Selasa (29/4/2025).
Kegiatan ini digelar di ruang rapat Rumah Jabatan No. 2 Kantor DPRD Kaltim, dan diikuti oleh puluhan pegawai yang terdiri dari Aparatur Sipil Negara (ASN) maupun Non-ASN di lingkungan Sekretariat DPRD Kaltim.
Sosialisasi dipimpin langsung oleh Plt. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip DPK Kaltim, Dewi Susanti, yang memberikan paparan mendalam mengenai prinsip, standar, dan tata kelola arsip yang baik dan sesuai regulasi.
Acara tersebut secara resmi dibuka oleh Kepala Bagian Umum dan Keuangan Sekretariat DPRD Kaltim, Hardiyanto, yang dalam sambutannya menekankan pentingnya peran semua pihak dalam membenahi sistem kearsipan internal.
Ia menyampaikan, arsip bukan sekadar tumpukan dokumen, tetapi merupakan bagian penting dari tata kelola administrasi dan transparansi lembaga.
“Kita harus memahami bahwa arsip adalah jantungnya organisasi. Kalau arsip tidak tertata rapi, maka ketika ada pemeriksaan atau audit, kita sendiri yang akan kesulitan. Maka dari itu, mari kita serius dalam membenahi sistem kearsipan di semua bagian,” ungkap Hardiyanto di hadapan peserta.
Ia menyebutkan, Sekretariat DPRD Kaltim telah menyiapkan fasilitas khusus untuk mendukung pengelolaan arsip secara profesional.
“Depo arsip sudah kami siapkan, letaknya di ujung gedung. Ini akan menjadi tempat penyimpanan terpusat untuk dokumen-dokumen penting yang harus dijaga dalam jangka panjang,” lanjutnya.
Hadir pula dalam kegiatan ini Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan, Suriansyah, serta sejumlah pejabat fungsional yang disetarakan, yang turut memberikan dukungan penuh terhadap upaya peningkatan tata kelola kearsipan ini.
Sementara itu, dalam sesi pemaparan, Dewi Susanti menjelaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik bukan hanya kewajiban, tetapi juga bagian dari komitmen terhadap tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).
Ia menekankan pentingnya menerapkan sistem klasifikasi arsip, digitalisasi, hingga prosedur penyimpanan dan pemusnahan dokumen sesuai dengan standar nasional.
“Pengelolaan arsip yang profesional akan mendukung efisiensi kerja, memperkuat akuntabilitas, serta memudahkan akses informasi ketika dibutuhkan. Setiap unit kerja harus memiliki pemahaman yang sama tentang pentingnya kearsipan,” jelas Dewi.
Kegiatan sosialisasi ini diisi dengan diskusi interaktif antara narasumber dan peserta, di mana sejumlah pegawai menyampaikan tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di masing-masing bagian, seperti keterbatasan ruang penyimpanan, kurangnya pemahaman tentang klasifikasi dokumen, hingga kebutuhan pelatihan lanjutan terkait sistem arsip digital.
Diharapkan melalui kegiatan ini, seluruh bagian di lingkungan Sekretariat DPRD Kaltim dapat menerapkan sistem kearsipan yang lebih tertib, terstruktur, dan sesuai regulasi, sehingga mendukung pelayanan publik yang lebih transparan dan akuntabel di masa mendatang.
